5-Phasen-Integrationsprozess

Wofür?

Bewusste KI-Integration folgt einem natürlichen Rhythmus. Diese fünf Phasen helfen euch, den Prozess zu strukturieren - ohne ihn zu mechanisieren.

Die fünf Phasen

PHASE 1: PAUSE

Worum geht’s: Bevor ihr handelt - innehalten. Dem Impuls “Wir müssen jetzt…” mit Bewusstsein begegnen.

Warum so wichtig: Die meisten Organisationen überspringen diese Phase. Dann integrieren sie nicht KI, sondern ihre Angst vor KI.

Konkrete Praxis:

1.1 Führungsteam-Reflexion

• Halbtägiger Workshop (ohne Agenda)
• Fragen:
  • Was treibt uns wirklich? (Angst, Neugier, Druck?)
  • Was erhoffen wir uns? (Ehrlich, nicht PR-mäßig)
  • Was befürchten wir? (Auch das Unausgesprochene)
  • Sind wir bereit für Veränderung? (Oder wollen wir nur ein Tool?)

1.2 Nervensystem der Organisation spüren

• Wie ist die aktuelle Stimmung? (Stress, Offenheit, Erschöpfung?)
• Gibt es Raum für Neues? (Oder sind alle schon überlastet?)
• Wie ist das Vertrauen? (Zwischen Führung und Teams?)

1.3 Erwartungen klären

• Was ist realistisch in 6 Monaten?
• Was ist Wunschdenken?
• Wo sind wir bereit, zu lernen (auch durch Fehler)?

Check: Phase 1 ist abgeschlossen, wenn…

• Führung hat gemeinsame Klarheit (nicht nur Konsens)
• Es gibt echten Raum für das Neue (zeitlich, energetisch)
• Die Organisation ist “bereit” (nicht nur “will”)

Dauer: 2-4 Wochen

PHASE 2: FRAGE

Worum geht’s: Die richtige Frage finden. Nicht “Wie nutzen wir KI?”, sondern “Was braucht unsere Organisation wirklich?”

Warum so wichtig: Die Frage bestimmt, was möglich wird. Falsche Frage = falsche Antwort.

Konkrete Praxis:

2.1 Bedarfsklärung (nicht top-down)

• Interviews mit verschiedenen Ebenen
  • Was sind echte Schmerzpunkte?
  • Wo geht Zeit für Bedeutungsloses verloren?
  • Was würden sie gerne tun, haben aber keine Kapazität?
  • Was braucht Menschlichkeit, was nicht?

2.2 Potenzial-Mapping

• Wo könnte KI wirklich helfen? (konkret, nicht abstrakt)
• Wo wäre es Ablenkung?
• Wo wäre es gefährlich? (Verlust von Expertise, Beziehung, Qualität)

2.3 Kernfrage formulieren Nicht: “Wie werden wir effizienter?” Sondern z.B.:

• “Wie schaffen wir mehr Raum für das, was Menschen gut können?”
• “Wie entwickeln wir uns als lernende Organisation?”
• “Wie nutzen wir Technologie für mehr Menschlichkeit?”

2.4 Kriterien für Erfolg definieren Was wäre in 1 Jahr ein Erfolg?

• Quantitativ (Zahlen)
• Qualitativ (Kultur, Zufriedenheit)
• Entwicklungsbezogen (Was haben wir gelernt?)

Check: Phase 2 ist abgeschlossen, wenn…

• Die Frage ist klar und trägt
• Verschiedene Perspektiven sind integriert
• Erfolg ist definiert (nicht nur als ROI)

Dauer: 4-6 Wochen

PHASE 3: KLARHEIT

Worum geht’s: Rahmen schaffen. Policies, Prinzipien, Strukturen - aber bewusst, nicht bürokratisch.

Warum so wichtig: Ohne Rahmen wird’s chaotisch. Aber zu viel Rahmen erstickt Entwicklung.

Konkrete Praxis:

3.1 Nutzungs-Prinzipien entwickeln Nicht: 50-seitige Policy Sondern: 5-10 klare Prinzipien

Beispiel:

1. Transparenz: Wir sagen, wenn KI im Spiel ist
2. Verantwortung: Der Mensch bleibt verantwortlich, nie die KI
3. Entwicklung: Wir nutzen KI für Lernen, nicht nur für Output
4. Qualität: KI-Output ist Rohdiamant, kein Endprodukt
5. Würde: Wir delegieren nie das, was Menschlichkeit ausmacht

3.2 Governance light

• Wer entscheidet was?
• Wie werden Bedenken gehört?
• Wo gibt es Experimentierraum?
• Wo braucht es Freigabe?

3.3 Datenschutz & Sicherheit

• Welche Daten dürfen in KI?
• Welche Tools sind erlaubt?
• Wie gehen wir mit Vertraulichem um?

(Hier technisch werden, aber ohne Angst. Mit Bewusstsein.)

3.4 Kommunikation

• Wie sprechen wir über KI intern?
• Wie nach außen?
• Wie gehen wir mit Ängsten um?

Check: Phase 3 ist abgeschlossen, wenn…

• Rahmen existiert, aber trägt (nicht erstickt)
• Alle wissen, was geht und was nicht
• Es gibt Raum für Experimente

Dauer: 4-8 Wochen

PHASE 4: PILOT

Worum geht’s: Klein anfangen. Lernen. Iterieren. Nicht “ausrollen”, sondern “erkunden”.

Warum so wichtig: Hier passiert die echte Entwicklung. Nicht in der Strategie, sondern in der Praxis.

Konkrete Praxis:

4.1 Pilot-Bereich wählen Nicht: “Alle machen jetzt” Sondern: 1-2 Teams, die…

• Offen sind (nicht gezwungen)
• Diverse Perspektiven haben
• Bereit sind zu experimentieren
• Reflexionsfähig sind

4.2 Use Cases definieren 3-5 konkrete Anwendungen, z.B.:

• Meeting-Vorbereitung mit KI
• Erste Entwürfe von Dokumenten
• Recherche-Unterstützung
• Code-Review
• Brainstorming-Partner

4.3 Begleitung strukturieren Nicht: “Macht mal” Sondern:

• Wöchentliche Reflexions-Runden (30 Min)
• Was funktioniert?
• Was nicht?
• Was überrascht?
• Was fehlt?

4.4 Lernen dokumentieren Nicht für Compliance, sondern für Entwicklung:

• Best Practices sammeln
• Fehler teilen (als Lernquelle)
• Muster erkennen

4.5 Adaptieren Nach 4-6 Wochen:

• Was ändern wir?
• Was verstärken wir?
• Was lassen wir?

Check: Phase 4 ist abgeschlossen, wenn…

• Pilot läuft stabil (nicht perfekt)
• Learnings sind klar
• Nächste Schritte sind evident

Dauer: 3-6 Monate

PHASE 5: INTEGRATION

Worum geht’s: Vom Pilot zur Kultur. Nicht “ausrollen”, sondern “wachsen lassen”.

Warum so wichtig: Hier scheitern die meisten. Sie kopieren den Pilot, statt das Prinzip zu übertragen.

Konkrete Praxis:

5.1 Nicht kopieren, sondern übertragen Frage nicht: “Wie machen wir’s überall gleich?” Sondern: “Was waren die Prinzipien, die funktioniert haben?”

Beispiel:

• Im Pilot war Reflexion entscheidend → Wie schaffen wir Reflexionsräume überall?
• Im Pilot war Freiwilligkeit wichtig → Wie halten wir das bei Skalierung?

5.2 Organisches Wachstum

• Pilot-Teams werden Multiplikatoren (nicht Trainer)
• Sie teilen Erfahrungen, nicht Regeln
• Neue Teams finden eigenen Weg (mit Begleitung)

5.3 Kultur entwickeln KI wird Teil der Arbeitsweise, wenn:

• Menschen darüber sprechen (normal, nicht speziell)
• Fehler geteilt werden (als Lernen)
• Entwicklung sichtbar wird (Erfolge feiern)
• Raum bleibt für Neues

5.4 Kontinuierliche Reflexion

• Quartalweise: Wo stehen wir?
• Was hat sich verändert?
• Was braucht Anpassung?
• Was ist die nächste Entwicklungsebene?

5.5 Nach außen wirken Wenn es bei euch läuft:

• Teilt eure Praxis
• Werdet Vorbild
• Inspiriert andere

Check: Phase 5 ist abgeschlossen, wenn…

• KI ist normal, nicht besonders
• Menschen nutzen es bewusst und eigenständig
• Die Organisation hat ihre eigene Praxis entwickelt
• Es gibt lebendige Weiterentwicklung

Dauer: 6-12+ Monate (ongoing)

Der Check: Wo seid ihr?

Für jede Phase:

□ Noch nicht begonnen □ In Arbeit □ Abgeschlossen □ Übersprungen (kritisch!)

Wenn ihr Phasen übersprungen habt: Das ist der blinde Fleck. Geht zurück.

Wenn ihr in Phase 4 feststeckt: Vermutlich fehlt was in Phase 1-3.

Wenn Integration nicht funktioniert: Vermutlich war der Pilot zu “speziell”, nicht übertragbar.

Wichtige Prinzipien

1. Phasen sind nicht linear

Manchmal braucht ihr in Phase 4 nochmal Pause (Phase 1). Oder in Phase 5 nochmal Klarheit (Phase 3).

Das ist normal. Es ist Entwicklung, keine Checkliste.

2. Dauer ist individuell

Manche Organisationen brauchen 6 Monate, andere 2 Jahre. Beides kann richtig sein.

Wichtig ist: Nicht überstürzen.

3. Bewusstsein > Geschwindigkeit

Langsam und bewusst schlägt schnell und reaktiv. Immer.

4. Menschen > Prozesse

Wenn der Prozess Menschen überrollt: Stop. Dann ist was falsch.

Integration

Nach diesem Check:

1. Wo steht ihr wirklich? (Ehrlich, nicht wo ihr sein solltet)

2. Was ist der nächste sinnvolle Schritt? (Nicht der schnellste, der sinnvollste)

3. Was braucht ihr dafür? (Zeit, Raum, Unterstützung, Mut?)

4. Wer trägt das mit? (Commitment klären)

Dann: Anfangen. Bewusst. Gemeinsam.