KI im Meeting-Raum: Reflexions-Tool

Wofür?

Meetings mit KI-Unterstützung (Transkription, Zusammenfassung, Aktionspunkte) sind praktisch. Aber: Was verlieren wir dabei? Dieses Tool hilft, das zu reflektieren.

Die neue Meeting-Realität

Typisches Setup:

• KI transkribiert mit
• Erstellt Zusammenfassung
• Extrahiert Action Items
• Verteilt Protokoll

Klingt effizient. Ist es auch. Aber:

Was passiert mit:

• Dem Ungesagten?
• Der Energie im Raum?
• Den subtilen Spannungen?
• Dem, was zwischen den Zeilen liegt?

Der Check: Nach jedem KI-assistierten Meeting

1. Präsenz-Check

Frage an jede Person (kurze Runde, 1 Min pro Person):

“Warst du wirklich da - oder schon im Protokoll?”

Was damit gemeint ist:

• Hast du gesagt, was du sagen wolltest?
• Oder hast du gesagt, was gut protokolliert aussieht?
• Warst du präsent im Moment?
• Oder schon beim “Was kommt in die Zusammenfassung”?

Warum wichtig: KI verändert, wie wir sprechen. Wir werden “protokollierbarer”. Das ist gefährlich.

2. Vollständigkeits-Check

Gemeinsame Reflexion (5 Min):

Lest die KI-Zusammenfassung.

Dann fragt:

“Was fehlt?”

• Welche wichtigen Momente sind nicht drin?
• Welche Zwischentöne?
• Welche Konflikte wurden geglättet?
• Was war spürbar, aber nicht sagbar?

Ergänzt das Protokoll: Nicht mit Fakten, sondern mit: “Wichtig war auch…” “Zwischen uns stand…” “Ungeklärt blieb…”

Warum wichtig: KI fasst zusammen, was gesagt wurde. Nicht was gemeint war.

3. Entscheidungs-Check

Für jede getroffene Entscheidung:

□ Wurde sie wirklich getroffen? (Oder nur so getan, um weiterzumachen?)

□ Trägt sie das ganze Team? (Oder gibt es Vorbehalte, die nicht ausgesprochen wurden?)

□ Ist die Begründung vollständig im Protokoll? (Oder würde jemand, der nicht dabei war, sie missverstehen?)

Wenn Nein: Jetzt klären. Nicht später.

Warum wichtig: KI gibt uns das Gefühl von Klarheit. Auch wenn keine da ist.

4. Action-Items-Check

Die KI hat Action Items erstellt.

Für jedes:

□ Ist klar, wer verantwortlich ist? (Nicht nur “zuständig”, sondern wirklich verantwortlich)

□ Ist der Kontext klar? (Würde die Person es so machen, wie gemeint?)

□ Wurde das Commitment gegeben? (Oder nur registriert?)

Kritischer Punkt: KI extrahiert “Wer macht was bis wann”. Aber nicht: “Will die Person das wirklich?”

Praxis: Kurze Runde: “Sagt zu jedem eurer Action Items: Ich übernehme das. Oder: Ich brauche noch Klärung.”

Warum wichtig: Verpflichtungen ohne Commitment sind wertlos.

5. Beziehungs-Check

Stille Runde (jede*r für sich, 1-2 Min):

Frage dich:

• Wie fühle ich mich nach diesem Meeting?
• Sind wir näher oder distanzierter?
• Gab es echte Momente - oder nur Effizienz?
• Habe ich gelernt, wie die anderen wirklich denken?

Optional: Teilen Wer möchte, teilt eine Beobachtung.

Warum wichtig: Meetings sind nicht nur für Entscheidungen. Sie sind für Beziehung.

KI optimiert Entscheidungen. Aber kann sie Beziehung?

Die drei Ebenen von Meeting-Qualität

Ebene 1: Output (KI ist gut darin)

• Fakten festhalten
• Entscheidungen dokumentieren
• Action Items verteilen

→ KI macht das besser als Menschen

Ebene 2: Prozess (KI ist okay darin)

• Struktur halten
• Zeit managen
• Rederecht verteilen

→ KI kann unterstützen, aber nicht ersetzen

Ebene 3: Feld (KI kann das nicht)

• Vertrauen aufbauen
• Konflikte transformieren
• Neues emergieren lassen
• Gemeinsam denken (nicht nur reden)

→ Hier braucht es Menschen. Präsente Menschen.

Die Gefahr: Wir optimieren Ebene 1 und 2. Und merken nicht, dass Ebene 3 stirbt.

Wann KI im Meeting - wann nicht?

KI ist sinnvoll bei:

• Routine-Meetings mit klarer Agenda
• Großen Gruppen (Überblick behalten)
• Dokumentations-Meetings
• Projekt-Status-Updates

KI ist problematisch bei:

• Konflikt-Klärungen
• Strategischen Visionsrunden
• Team-Building-Momenten
• Kreativen Brainstormings
• Vertrauenssensiblen Gesprächen

Die Frage ist nicht: “Kann KI das?”

Sondern: “Was verlieren wir, wenn KI dabei ist?”

Praxis-Experiment

4-Wochen-Test:

Woche 1-2: Mit KI

• Alle Meetings mit KI-Transkription
• Nutzt dieses Reflexions-Tool nach jedem Meeting
• Dokumentiert: Was fällt auf?

Woche 3-4: Ohne KI

• Keine Transkription
• Einer schreibt klassisch mit (Stift, Papier)
• Nutzt dasselbe Reflexions-Tool
• Dokumentiert: Was ist anders?

Nach 4 Wochen:

• Was habt ihr gelernt?
• Wo ist KI hilfreich?
• Wo schadet sie?
• Wie geht ihr jetzt bewusst damit um?

Integration

Entwickelt eure eigene Meeting-Kultur mit KI:

1. In welchen Meeting-Typen nutzen wir KI?

   • …
   • …

2. In welchen nicht?

   • …
   • …

3. Was ist unser Präsenz-Commitment? (z.B.: “Auch mit KI bleiben wir präsent und ergänzen das Ungesagte”)

4. Wie checken wir regelmäßig? (z.B.: Monatliche Reflexion über Meeting-Qualität)

Diese Kultur entwickelt sich. Aber nur, wenn ihr bewusst hinschaut.