KI-Onboarding für neue Mitarbeiter*innen

Wofür?

Wie ihr neue Menschen in eure KI-Praxis einführt, zeigt eure Kultur. Dieses Tool hilft, ein Onboarding zu gestalten, das bewusst macht statt überwältigt.

Das Problem

Typisches Szenario:

Tag 1: “Hier sind unsere Tools” Tag 2: “Nutze KI für XYZ” Tag 3: Person ist überfordert oder macht’s mechanisch

Resultat:

• Keine echte Integration
• Person kopiert andere (ohne Verständnis)
• Fehler passieren
• Oder: Person nutzt KI gar nicht (aus Unsicherheit)

Das Prinzip

Onboarding ist nicht: “Hier sind die Tools, viel Erfolg”

Sondern: “Hier ist unsere Praxis. Lass uns zusammen erkunden.”

Dauer: Minimum 4 Wochen (nicht 1 Tag)

Die 4-Wochen-Struktur

WOCHE 1: Orientierung

Ziel: Verstehen, nicht nutzen

WOCHE 2: Experimente

Ziel: Ausprobieren in sicherem Raum

WOCHE 3: Integration

Ziel: In echte Arbeit einbinden

WOCHE 4: Autonomie

Ziel: Eigene Praxis entwickeln

WOCHE 1: Orientierung

Tag 1: Kultur vor Tools

Session: 60 Min (mit Buddy oder Team)

Nicht: “So funktioniert ChatGPT”

Sondern:

1. Unsere Philosophie (20 Min)

“Warum nutzen wir KI?”

Erklärt eure Intention:

• Für mehr Zeit für Wichtiges?
• Für Kreativität?
• Für Effizienz UND Bewusstsein?

“Was ist uns wichtig dabei?”

Teilt eure Werte:

• Qualität über Quantität
• Transparenz
• Menschen vor Maschinen
• Lernen vor Perfektion

“Was machen wir NICHT?”

Klare Grenzen:

• Wir nutzen KI nicht für…
• Wir delegieren nicht…
• Wir akzeptieren nicht…

2. Unsere Fehlerkultur (15 Min)

“Fehler sind okay. Schweigen nicht.”

Teilt:

• Ein Fehler, der passiert ist
• Was ihr gelernt habt
• Wie ihr jetzt damit umgeht

“Wenn du unsicher bist: frag.”

Macht klar:

• Es gibt keine dummen Fragen
• Lieber 2x fragen als 1x falsch machen
• Wir unterstützen dich

3. Deine Rolle (15 Min)

“In deiner Position nutzen wir KI für…”

Konkret zeigen:

• 3-5 typische Use Cases
• Wie andere das machen
• Was gut funktioniert

“Was erwartet wird:”

Klar kommunizieren:

• Welche Qualität?
• Welche Transparenz?
• Welche Autonomie?

4. Deine Fragen (10 Min)

Raum geben. Wirklich zuhören.

Tag 2-5: Beobachten & Verstehen

Keine eigene Nutzung yet.

Aufgaben:

1. Shadowing (2-3 Std verteilt)

Person schaut anderen über die Schulter:

• Wie prompten sie?
• Wie überarbeiten sie?
• Wie entscheiden sie?

Danach: Kurzes Gespräch (15 Min)

• Was hast du beobachtet?
• Was war überraschend?
• Was ist unklar?

2. Dokumentation lesen (1-2 Std)

• Eure Policies
• Eure Best Practices
• Eure Fehler-Taxonomie (falls vorhanden)

Nicht: Auswendig lernen

Sondern: Verstehen, warum

3. Erste Reflexion (30 Min, alleine)

Fragen:

“Was sind meine Vorerfahrungen mit KI?” (Ehrlich)

“Was ist meine Haltung?”

• Neugierig?
• Skeptisch?
• Ängstlich?
• Überzeugt?

“Was will ich lernen?” (3-5 konkrete Dinge)

Teilen mit Buddy am Ende der Woche.

WOCHE 2: Experimente

Ziel: Ausprobieren ohne Druck

Setup: Geschützter Raum

Neue Person arbeitet an:

• Nicht-kritischen Aufgaben
• Mit Review durch erfahrene Person
• Fehler sind explizit erlaubt

Experiment 1: Eigener Use Case (Tag 1-2)

Aufgabe:

“Wähle eine einfache Aufgabe, die du mit KI machen könntest.”

Beispiele:

• Zusammenfassung eines Dokuments
• Erste Version eines Textes
• Recherche zu einem Thema
• Code-Snippet generieren

Wichtig:

• Nicht zu komplex
• Nicht zeitkritisch
• Mit Review

Ablauf:

1. Mach es (alleine)
2. Dokumentiere (Was hast du geprompt? Was kam raus?)
3. Reflektiere (Was war gut? Was nicht?)
4. Review mit Buddy (30 Min)

Experiment 2: Vergleich (Tag 3)

Aufgabe:

“Mach dieselbe Aufgabe nochmal - aber anders.”

• Anderer Prompt
• Anderes Tool
• Andere Herangehensweise

Ziel:

Verstehen, dass es viele Wege gibt.

Reflexion:

• Was war der Unterschied?
• Was hat besser funktioniert?
• Warum?

Experiment 3: Qualitäts-Check (Tag 4-5)

Aufgabe:

“Nimm einen KI-Output und verbessere ihn.”

Entweder:

• Eigener Output von Experiment 1
• Oder: Output von jemand anderem (anonymisiert)

Fokus:

• Was fehlt?
• Was klingt generisch?
• Wie machst du es “deins”?

Review mit Buddy:

• Was hast du verändert?
• Warum?
• Was hast du über Qualität gelernt?

Ende Woche 2: Check-in (45 Min)

Mit Buddy oder Führungskraft:

Fragen:

“Wie fühlst du dich mit KI bisher?”

• Sicher? Unsicher?
• Neugierig? Überwältigt?

“Was läuft gut?”

“Wo brauchst du noch Unterstützung?”

“Bist du bereit für echte Aufgaben?”

• Wenn ja: Weiter zu Woche 3
• Wenn nein: Mehr Zeit in Woche 2

Kein Druck.

WOCHE 3: Integration

Ziel: KI in echte Arbeit einbinden

Setup:

• Person bekommt echte Aufgaben (nicht mehr nur Übungen)
• Aber: Mit Backup (jemand checkt mit)
• Iterative Feedback-Schleifen

Tag 1-3: Erste echte Aufgabe

Aufgabe:

Eine realistische Aufgabe mit KI lösen.

Aber:

1. Klare Erwartungen

• Was ist das Ziel?
• Welche Qualität?
• Wer checkt am Ende?

2. Begleitung

• Person macht selbstständig
• Aber: Buddy ist erreichbar bei Fragen
• Tägliches kurzes Check-in (10 Min)

3. Review nach Fertigstellung

• Gemeinsam Output ansehen
• Was ist gut?
• Was könnte besser sein?
• Wie würdest du es nächstes Mal machen?

Tag 4-5: Zweite Aufgabe (mehr Autonomie)

Aufgabe:

Noch eine Aufgabe, aber:

• Komplexer
• Weniger Begleitung
• Mehr Eigenverantwortung

Check-in nur am Ende.

Reflexion:

• Fühlst du dich sicherer?
• Was ist noch unklar?
• Brauchst du was?

Ende Woche 3: Selbsteinschätzung (30 Min)

Person füllt aus:

KI-Kompetenz-Check:

“Ich kann…”

□ …sinnvolle Prompts schreiben (1-5) □ …KI-Output kritisch bewerten (1-5) □ …erkennen, wann KI passt und wann nicht (1-5) □ …KI-Output auf unsere Qualität bringen (1-5) □ …Fehler erkennen und korrigieren (1-5) □ …unsere Policies einhalten (1-5) □ …bei Unsicherheit um Hilfe fragen (1-5)

Skala: 1 = gar nicht, 5 = sicher

Besprechen mit Buddy:

• Wo fühlst du dich stark?
• Wo brauchst du noch Support?
• Was ist der nächste Entwicklungsschritt?

WOCHE 4: Autonomie

Ziel: Eigene Praxis entwickeln

Setup:

Person arbeitet selbstständig, aber:

• Wöchentlicher Check-in bleibt
• Teil von Fehler-Sharing (wenn vorhanden)
• Zugang zu Team bei Fragen

Tag 1-5: Eigene Praxis finden

Aufgabe:

“Entwickle deinen eigenen KI-Workflow.”

Fragen:

“Für welche Aufgaben nutze ich KI?” (3-5 Core Use Cases)

“Wie prompte ich am besten?” (Eigener Stil)

“Wie überarbeite ich?” (Eigene Methode)

“Wann nutze ich KI nicht?” (Grenzen ziehen)

“Was ist meine Qualitäts-Definition?” (Standards setzen)

Dokumentieren:

Erstelle deinen persönlichen “KI-Workflow-Guide”:

• Meine Top Use Cases
• Meine Best Prompts
• Meine Checklisten
• Meine Learnings

Teilen mit Team:

• Vielleicht lernen andere auch was

Ende Woche 4: Abschluss-Gespräch (60 Min)

Mit Führungskraft und/oder Buddy:

Teil 1: Rückblick (20 Min)

“Was hast du in 4 Wochen gelernt?”

“Was war hilfreich?”

“Was hättest du dir anders gewünscht?” (Für zukünftige Onboardings)

Teil 2: Vorausschau (20 Min)

“Wie siehst du deine KI-Nutzung in 3 Monaten?”

“Was willst du noch lernen?”

“Wo brauchst du weiterhin Support?”

Teil 3: Feedback ans System (20 Min)

“Was würdest du am Onboarding ändern?” (Konkrete Vorschläge)

“Was fehlt in unserer KI-Kultur?” (Aus Neulings-Perspektive oft klarer sichtbar)

MATERIALIEN FÜR ONBOARDING

1. Onboarding-Checklist

WOCHE 1: ORIENTIERUNG
□ Kultur-Session absolviert
□ Shadowing gemacht (mind. 2 Personen)
□ Dokumentation gelesen
□ Erste Reflexion geteilt

WOCHE 2: EXPERIMENTE
□ Experiment 1: Eigener Use Case
□ Experiment 2: Vergleich
□ Experiment 3: Qualitäts-Check
□ Check-in mit Buddy

WOCHE 3: INTEGRATION
□ Erste echte Aufgabe mit Review
□ Zweite Aufgabe mit mehr Autonomie
□ Selbsteinschätzung ausgefüllt

WOCHE 4: AUTONOMIE
□ Eigenen Workflow entwickelt
□ Workflow dokumentiert
□ Abschluss-Gespräch

ONGOING:
□ Teil von Fehler-Sharing
□ Zugang zu Community/Team
□ Regelmäßige Check-ins (monatlich)

2. Buddy-Guide

Für die Person, die das Onboarding begleitet:

Deine Rolle:

□ Ansprechperson (bei Fragen/Unsicherheit) □ Vorbild (zeige, wie’s geht) □ Coach (nicht Lehrer) □ Sicherheitsnetz (fang Fehler ab)

Dein Zeitinvest:

• Woche 1: ~3 Std (Setup + Sessions)
• Woche 2: ~2 Std (Reviews + Check-in)
• Woche 3: ~1,5 Std (Check-ins + Review)
• Woche 4: ~1 Std (Abschluss)

Total: ~7,5 Std über 4 Wochen

Tipps:

• Sei geduldig (jeder lernt anders)
• Ermutige Fragen (auch “dumme”)
• Teile eigene Fehler (macht’s menschlich)
• Kein Perfektionismus (Entwicklung > Perfektion)

3. FAQ für neue Mitarbeiter*innen

“Darf ich KI für alles nutzen?”

Nein. Hier ist unsere Policies-Übersicht: [Link]

“Was, wenn ich einen Fehler mache?”

Sag sofort Bescheid. Wir finden eine Lösung. Fehler sind Lernquellen.

“Muss ich KI nutzen?”

Wenn es für deine Rolle sinnvoll ist: ja. Aber wie du es nutzt: das entwickelst du.

“Was, wenn ich etwas nicht verstehe?”

Frag deinen Buddy. Frag im Team-Chat. Frag in der Fehler-Sharing-Runde.

“Wie erkenne ich, ob KI-Output gut ist?”

Siehe unsere Qualitäts-Checkliste: [Link] Und: Dein Gefühl. “Würde ich das unterschreiben?”

“Kann ich auch andere KI-Tools nutzen?”

Nur nach Freigabe (wegen Datenschutz). Frag IT/Führungskraft.

ANPASSUNGEN FÜR VERSCHIEDENE ROLLEN

Für technische Rollen (Developer, Data Scientists):

Fokus:

• Code-Generierung
• Debugging mit KI
• Architektur-Diskussionen
• Tests schreiben

Zusätzlich:

• Code Review mit KI
• Pair Programming mit KI

Für kreative Rollen (Designer, Marketer, Writer):

Fokus:

• Ideen-Generierung
• Erste Entwürfe
• Variation
• A/B-Testing

Zusätzlich:

• Wie man “Seele” hinzufügt
• Wie man eigenen Stil bewahrt

Für analytische Rollen (Analysts, Consultants):

Fokus:

• Daten-Analyse
• Research
• Präsentations-Erstellung
• Synthese

Zusätzlich:

• Wie man Quellen prüft
• Wie man KI-Analysen validiert

Für People-facing Rollen (Sales, HR, Support):

Fokus:

• Kommunikation (Emails, Messages)
• Empathie bewahren
• Personalisierung
• Grenzen bei Menschen-Kontakt

Zusätzlich:

• Wann KI NICHT nutzen (echte Beziehung braucht)
• Wie man KI-Support mit menschlicher Note kombiniert

NACH DEM ONBOARDING: ONGOING SUPPORT

Onboarding endet nicht nach 4 Wochen.

Monat 2-3:

Monatliche Check-ins (30 Min)

• Wie läuft’s?
• Was brauchst du?
• Neue Herausforderungen?

Teil von:

• Fehler-Sharing (falls vorhanden)
• Community/Team-Meetings zu KI
• Zugang zu Best Practices

Ab Monat 4:

Eigenständig, aber connected:

• Zugang zu Team bei Fragen
• Teil von Weiterbildung (wenn neue Features)
• Optional: Mentor für nächste neue Person

Integration

Für HR/Führung:

1. Habt ihr ein strukturiertes KI-Onboarding?

• □ Ja, und es funktioniert
• □ Ja, aber verbesserungswürdig
• □ Nein, jeder lernt selbst

2. Wenn nein: Was braucht es?

• Buddy-System aufsetzen?
• Materialien erstellen?
• Prozess definieren?
• Zeit freischaufeln?

3. Wer übernimmt das? (Name + Deadline)

4. Ab wann gilt das neue Onboarding? (Nächste Person? Ab sofort?)

Dann: Umsetzen.

Für aktuelle Mitarbeiter*innen:

Wenn du “damals” kein Onboarding hattest:

Vielleicht jetzt nachholen?

• Buddy finden (jemand, der gut mit KI arbeitet)
• 4-Wochen-Struktur adaptieren (Selbst-Onboarding)
• Team fragen: “Können wir das gemeinsam machen?”

Es ist nie zu spät, bewusst zu werden.